Assistant(e) de Direction (H/F)

Présentation de l'offre d'emploi

ELTHAS est une société de transport, logistique et import-export basée à Kinshasa. Elle recrute un(e) Assistant(e) de Direction.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Organisation de l’agenda du DG et accueil
• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du DG (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DG (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
• Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du DG.
• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au DG que les informations essentielles.
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
• Gérer les notes de frais.

Communication

• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes du DG).

ACTIVITÉS ÉVENTUELLES

• Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…).
• Suivre les procédures d’appels d’offres.

PROFIL

Diplômes requis

Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI

Formation de niveau Bac +5

Master (économie, gestion, lettres, langues ou droit)

Diplôme d’IEP (Institut d’études politiques)

Diplôme d’école de commerce

Durée d’expérience

Une expérience minimum de trois ans en assistanat de direction ou commercial est requise. La connaissance du domaine d’activité de l’entreprise peut également être demandée.

COMPÉTENCES REQUISES

Compétences techniques

Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)

Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)

Connaissances en gestion administrative

Connaissance des normes rédactionnelles

Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)

Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation

Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire

Maîtrise de l’organisation d’événements

Connaissances en droit du travail et législation sociale

Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord

Connaissance d’un ERP (type SAP)

Bon niveau d’anglais, ainsi que d’autres langues (selon l’activité et les implantations de l’entreprise)

Aptitudes professionnelles

Dynamisme

Esprit d’initiative

Discrétion

Organisation et rigueur

Polyvalence

Réactivité et autonomie

Esprit de synthèse et d’analyse

Aisance relationnelle

Esprit d’équipe

Capacités rédactionnelles

Sens de l’écoute et de la communication

Disponibilité

Résistance au stress

Capacité à prioriser

Capacité d’adaptation

Travail en mode projet.