Admin & HR Officer

Poste : Admin & HR Officer

Rapporte à : Admin & HR Manager

Type de Contrat : CDD, 12 mois

Location : Goma, RD Congo

Salaire annuel Brut : USD 27,589 (E-High)

Définition du rôle

Objectif du rôle

Fournir un soutien opérationnel efficace et efficient en matière de ressources humaines à l’équipe de la RDC, en veillant à ce qu’un service à la clientèle de haut niveau soit fourni en mettant l’accent sur la gestion des données du personnel et la maintenance des systèmes de RH. Soutenir le recrutement et l’intégration du personnel au sein des bureaux au pays et contribuer à la gestion du personnel dans le cycle de vie des employés. Fournir de la formation et du mentorat au personnel de terrain de CA RDC et mettre en œuvre la gestion de la chaîne d’approvisionnement des partenaires locaux pour permettre à l’équipe de fonctionner de manière fluide et efficace.

Principaux résultats

1. Tenir à jour et mettre à jour les dossiers du personnel avec toute la documentation pertinente conformément à la liste de contrôle standard de CA ;
2. Maintenir et mettre à jour les fichiers des consultants avec toute la documentation pertinente ;
3. Tenir à jour les données sur les débutants / sortants, congés maladie, période probatoire et le renouvellement des contrats ;
4. En collaboration avec le gestionnaire des opérations et des finances et le personnel du programme, veiller à ce que les plans d’approvisionnement des projets soient complétés (transport, entreposage et distribution), suivis efficacement et révisés au besoin. Préparer les demandes d’achat au besoin; organiser le transport, responsable du prépositionnement des stocks d’urgence et des stocks régulateurs ;
5. Mettre à jour et diffuser régulièrement une version d’urgence du plan d’approvisionnement, du suivi et du rapport de stock des stocks d’urgence. Répondre à toutes les questions concernant l’état de l’approvisionnement et les niveaux de stock d’urgence de l’équipe sur le terrain ;
6. Soutenir les équipes sur le terrain pour effectuer des évaluations du marché local et augmenter les achats locaux et encourager les achats sur le terrain dans la mesure du possible ;
7. Respect des politiques, procédures et normes de Christian Aid, en particulier dans les domaines des ressources humaines, de l’administration et des processus d’approvisionnement ;
8. Des systèmes administratifs et RH efficaces et efficients sont en place dans tout le bureau et pour gérer les relations avec les partenaires et les fournisseurs externes ;
9. Soutien RH de niveau 1, y compris juridique, gestion des contrats, approvisionnement local et support technique de première ligne ;
10. Soutenir les fournisseurs externes qui travaillent à des accords de niveau de service convenus grâce à une gestion efficace des relations ;
11. Fournir un rapport trimestriel sur les soldes annuels des congés et un rapport mensuel sur les absences du personnel et les entrées de feuille de temps (timesheets) ;
12. Construire une base de données des agences de recrutement, des consultants et des institutions de réglementation de l’emploi pertinents ;
13. Sensibiliser le personnel aux politiques RH ;
14. Soutenir la coordination des initiatives d’apprentissage ;
15. Toutes les autres tâches de support qui seront assignées par le responsable hiérarchique.

Contexte du rôle

Basé au sein de l’unité des opérations, ce rôle soutient le bon fonctionnement des bureaux de programme de la RDC. L’objectif principal du rôle est de mettre à jour et de tenir à jour les données du personnel. Gérer l’administration des employés qui commencent, quittent ou sont redéployés au sein de Christian Aid. Le rôle est positionné dans la famille Administration & RH et travaille en étroite collaboration avec le rôle HR manager. Basé dans un pays, l’objectif principal du rôle est de s’assurer que la fonction administrative et RH de Christian Aid fonctionne efficacement. Ce rôle contribue à garantir que le bureau pays respecte les lois du travail dans la gestion du personnel. Il peut y avoir des voyages dans le pays et la région / division requis.

Exigences relatives aux rôles

Relations

Externes : Consultants, Agences de recrutement, avocat conseil, Partenaires étatiques et paraétatiques, …

Internes: Travaille en étroite collaboration avec tous les membres de l’équipe de la RDC. Soutenir les gestionnaires d’embauche tout au long des processus de recrutement ; Interagit avec l’équipe RH afrique plus large et la communauté de pratique people.

Prise de décision

Fournit des conseils de base en matière d’emploi basés sur les politiques et procédures de Christian Aid et le droit du travail. Prendre des décisions quotidiennes pour s’assurer que les systèmes opérationnels de base du pays fonctionnent de manière efficace et efficiente.

Responsabilité budgétaire : Aucune

Compétences analytiques

Comprendre et interpréter les politiques et les procédures RH afin de fournir des conseils précis et efficaces aux gestionnaires et aux employés. Une capacité à appliquer la pensée logique et le bon sens à la collecte et à l’analyse de l’information, à la conception et à la mise à l’essai de solutions aux problèmes.

Développement personnel et des autres

Nombre de subordonnés 2
Responsabilités globale de la gestion des personnes 2

Responsable de la gestion de sa propre charge de travail conformément aux priorités. Travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires d’embauche pour fournir des conseils afin d’assurer un processus de recrutement fluide et réussi. Rechercher continuellement des opportunités de développement personnel. Donner et recevoir des commentaires honnêtes et ouverts en temps opportun

Spécifications de la personne

Compétences/connaissances appliquées et expérience :

Essentiels

1. Expérience antérieure en administration des RH, en particulier dans les domaines du recrutement, de l’intégration et de la gestion des données du personnel ;
2. Solides compétences, y compris une expérience de Microsoft Office et des bases de données à un niveau avancé ;
3. Travailler dans un environnement de service clientèle ;
4. Compréhension du droit de travail en RDC :
5. Esprit d’équipe capable d’organiser et de hiérarchiser la charge de travail
6. Bonne connaissance de la suite Microsoft Office, y compris Word et Excel. Connaissance de la gestion des bases de données et de la production de rapports. Numérifier et pouvoir effectuer des calculs tels que les droits au congé annuel ;
7. Une compréhension de la protection des données et de la nécessité de la confidentialité.

Désirable

1. Un diplôme supérieur en administration/gestion des affaires, RH, Opérations
2. Posséder des compétences en supervision
3. Expérience de l’administration et des processus financiers
4. Capacité à gérer un large éventail de problèmes complexes.
5. Expérience avérée de la production et de l’analyse de données avec précision. Capable de maintenir la confidentialité et l’utilisation de la discrétion, le cas échéant
6. Une manière de communication claire et confiante
7. Capacité à communiquer en anglais

Comment postuler :

Pour postuler à ce poste veuillez suivre le link ici-bas :

https://jobs.christianaid.org.uk/vacancy/hr–admin-officer-3788/3806/description/