Adjoint Administratif / Réceptionniste

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EXCELJOB
  • Date: 25 juin 2021
  • Postulants 7
  • Vues 243
Présentation de l'offre d'emploi

Aperçu de l’Organisation :

Abt Associates (Abt) est un leader mondial animée par le sens de sa mission dans la recherche, l’évaluation et la mise en œuvre du programme dans les domaines du développement international, de la santé, de la politique sociale et environnementale. Connue pour son approche rigoureuse dans la résolution des défis complexes, Abt est constamment classée parmi le top de 20 firmes mondiales de recherche et parmi le top de 40 innovatrices de développement international. La société possède de multiples bureaux aux Etats-Unis d’Amérique et des bureaux chargés de programme dans plus de 40 pays. Servant à la fois les secteurs publiques et privés, Abt soutient les processus participatif de gouvernance qui renforcent le pouvoir des citoyens et promeuvent la responsabilité et la transparence dans tous les secteurs. Notre impact se fait sentir dans les institutions réceptives et inclusives, communautés autonomes, l’accès équitable aux services publics, la mobilisation et la gestion accrues des ressources financières, et les environnements favorables accrus pour la croissance et les débouchés économiques.

Opportunité

Le programme de santé intégré financé par l’USAID pour la DRC (PROSANI) soutient la stratégie de l’USAID sur le renforcement des systèmes de santé en RDC. L’USAID IHP cherche à renforcer les capacités des institutions et communautés congolaises à fournir les services intégrés de santé de qualité pour améliorer durablement l’état de santé de la population congolaise.

Sous la supervision de Directeur des opérations Kabinda, l’adjoint administratif / le réceptionniste apportera son appui au fonctionnement du bureau et fournira son soutien en matière de gestion du bureau et soutien logistique au bureau PROSANI basé à Kabinda.

Principaux Rôles Et Responsabilités

    • Assister dans la planification et la gestion de la logistique pour les activités liées au projet, y compris les ateliers, la formation et les rencontres, les dispositions sur le logement et voyage, particulièrement, mais sans s’y limiter à, contacter les participants, négocier et obtenir l’espace évènementiel aussi bien que superviser le processus de paiement des indemnités journalières et collations;
    • Apporter son appui logistique en matière de voyage au personnel et partenaires, notamment la réservation du transport et logement;
    • Assister à la gestion du bureau (propreté et ordre) et élaborer et constituer les activités d’accompagnement du bureau. Superviser les nettoyeurs et les chauffeurs;
    • S’assurer du bon usage et la disposition de biens, matériels et équipements au bureau;
    • Exécuter les tâches du bureau à caractère général, y compris sans s’y limiter à, la photocopie, le scannage, l’envoi des fax, le classement et l’envoi de courriers par la poste;
    • Assister le Directeur des opérations dans les tâches d’achats, y compris l’élaboration des demandes de devis, dans les analyses des cotations ou offres, préparer les demandes des achats et commandes et classer les documents sur les achats.
    • Assister le Directeur des opérations (Régional ou Provincial) dans l’actualisation de la liste d’inventaire du projet;
    • Contrôler le stock des fournitures du bureau;
    • S’assurer de règlement rapide des factures du bureau en communiquant les besoins en paiement à venir pour le paiement du bureau, soit le personnel comptable spécifique à un lieu ou le bureau principal de Kinshasa en fonction du seuil;
    • Apporter son assistance aux chauffeurs et autre personnel du district dans le processus de réalisation des fiches de temps et des rapports sur les avances et dépenses des déplacements. Agir en qualité de responsable de la comptabilisation des fiches de présence pour le bureau.
    • Tenir un registre de tous les documents reçus.

Compétences/connaissances Requises

  • Avoir un diplôme d’études secondaires (minimum) ou techniques, le diplôme de licence en administration, gestion, d’entreprise, science sociale ou autre domaine relatif est souhaitable.
  • Avoir au moins de 3 ans d’expérience professionnelle appropriée en administration des bureaux.
  • Excellente connaissance et expérience de Windows, Word, Excel, PowerPoint, et autre logiciel de traitement des données et présentation graphique.
  • Aptitude à planifier et à exécuter, de façon autonome, les tâches complexes dans la gestion quotidienne des affaires et tout en restant organisé et concentré sur les délais à long terme et de stratégie vivement souhaitée.
  • Aptitude à évaluer les problèmes et élaborer des solutions.
  • Excellentes capacités de communication relationnelles et excellentes capacités d’organisation.
  • Capacité à évaluer les problèmes et les résoudre.
  • Excellentes compétences en communications relationnelles et d’organisation.
  • Préférence pour les candidats qui ont l’expérience sur les projets financés par USAID ou autres organisations internationales de développement.
  • Maîtrise du français parlé et écrit et d’excellentes capacités en communication verbale et rédactionnelle en anglais sont vivement souhaitables .
Détail offre d'emploi