Assistant Administratif H/F - Ville de Tshikapa

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EXCELJOB

1. Administration générale du programme

Assurer l’entretien, la réparation, la propreté et la sécurité du bureau LIFT
Accueillir les visiteurs au bureau LIFT et veiller à ce qu’ils soient dirigés vers la personne qu’ils rencontrent.
Soutien à l’organisation de réunions internes et externes; veiller à ce que les réservations de salles soient effectuées selon la procédure appropriée, entretenir et aménager les salles de réunion avec un équipement approprié (projecteur, café, etc.) avant les réunions, etc.
Aide à la planification et à la coordination des équipes, soutien aux procédures de voyage dans la mesure du possible
Soutien à l’archivage et à la conservation des dossiers des programmes
Assurer une coordination efficace avec les membres de l’équipe chargée des achats, de l’administration, des finances et de la logistique du Mercy Corps pour veiller à ce que tous les membres de l’équipe répondent aux exigences

2. Gestion et achat de matériel(actifs, fournitures…)

Point focal pour toute la gestion des actifs au Sud-Kivu, doit veiller au respect des normes des donateurs et de la politique du Mercy Corps;
Faire le suivi de rapport des pertes et d’endommagement;
Tenir un inventaire des actifs conformément aux normes et procédures du manuel financier, et effectuer un audit tous les six mois (ou selon d’autres dispositions prises par le donateur).
Vérifier de manière proactive la fonctionnalité des actifs, en veillant à ce que les réparations soient effectuées en temps utile et que les nouveaux actifs nécessaires soient achetés

CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS REQUISES :

Minimum d’un diplôme universitaire BAC+4 ou au moins 3 ans de travail pratique le domaine l’exploitation ou de l’administration :
Au moins 1 an d’expérience professionnelle pratique et de fonctions administratives ou opérationnelles. idéalement dans une ONG
Sensibilité prouvée aux questions de genre et inclusion des groupes vulnérables
Maîtrise des applications Microsoft Office et Google
Excellente maîtrise du swahili et du français Une bonne maîtrise de l’anglais serait un atout
Il doit être bien organisé, capable de planifier à l’avance et de veiller à ce que les tâches ne soient pas laissées à la dernière minute
Doit faire preuve d’initiative et de capacité à résoudre les problèmes, être capable de faire des suggestions pour améliorer les opérations et les tâches liées à l’administration, et anticiper et résoudre les problèmes avant qu’il ne soit trop tard
Soyez flexible et prêt à travailler dans des situations stressantes
Excellentes compétences en matière de rédaction de correspondance et souci du détail pour éviter les fautes d’orthographe ou de grammaire
La capacité de planifier, de hiérarchiser, d’accomplir et de suivre plusieurs tâches à la fois
Avoir un esprit créatif, centré sur les objectifs.

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