Présentation de l'offre d'emploi
A. TITRE DU POSTE :
Assistante de Direction à la Coordination Nationale de l’a.s.b.l. Action Damien RD Congo.
B. CADRE GENERAL DE TRAVAIL :
ACTION DAMIEN (AD) est une ONG de droit belge active dans le domaine de la lutte contre la lèpre et la tuberculose depuis 1964 (60 ans) en République Démocratique du Congo.
Action Damien appuie les Programmes Nationaux de lutte contre la lèpre (PNEL) et la tuberculose (PNLT) du Ministère de la Santé ainsi que 9 Coordinations Provinciales parmi les 27 que compte le pays.
Le Bureau de Coordination Nationale (CONAT) d’Action Damien est situé à Kinshasa. Elle assure la coordination de toutes les activités d’Action Damien en République Démocratique du Congo. Elle est structurée en Direction Médicale, Financière et Logistique avec un effectif du personnel de plus ou moins 15 personnes.
C. RESPONSAILITES PRINCIPALES :
Le Secrétariat de direction joue le rôle de pivot au niveau de la Coordination Nationale de Action Damien au Congo, et doit être à même d’assurer un relais convenable entre les différentes personnes de la CONAT et des projets d’une part, puis entre la direction d’Action Damien et les organisations collaboratrices ainsi que les partenaires extérieurs d’AD d’autre part.
D. SPECIFICATION DES TÂCHES :
- Assurer le fonctionnement du secrétariat de la Conat et du bureau du Représentant (saisie, classement, archivage, réception des visiteurs et communication) ;
- Assister le Représentant d’Action Damien dans la gestion administrative de différents courriers et dossiers ;
- Assurer le suivi des rendez-vous, contacts et réunions du Représentant AD ;
- Recevoir, filtrer et orienter les visiteurs et communications de la CONAT ;
- Mener toutes les démarches administratives nécessaires et utiles à la Conat/AD : Autorisations pour visiteurs/Invités étrangers d’AD RD Congo, Agréments et visas d’établissement pour Coopérants expatriés ; obtention des visas de voyage pour l’étranger, obtention de divers documents administratifs, etc.
- Assurer la gestion du stock des fournitures de bureau ;
- Assurer la bonne gestion des matériels mis à la disposition du bureau ( photocipieuses, télephones, etc…) en collaboration avec le service Logistique ;
- Veiller à l’organisation effective des réunions internes (Codi, services particuliers, tous les collaborateurs, etc.) et externes (PNEL, PNLT ou autres partenaires) à AD
- Rédiger les PV de réunions du Comité de Direction et des différentes réunions internes et externes à la Conat ;
- Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par la hiérarchie.
E. RELATIONS HIERARCHIQUES AU TRAVAIL :
L’assistant (e) de Direction travaille sous la supervision directe du Représentant National/AD à qui il/elle rend compte de son travail.
L’assistant (e) de Direction collabore avec tous les services du fait de son rôle pivot dans la circulation des informations et les communications interne et externe AD
F. PROFIL RECHERCHE
- Etre de nationalité Congolaise
- Etre détenteur (rice) d’une de licence en secrétariat de direction (ou d’un graduat avec grande expérience), ou d’une licence en informatique, licence en sciences sociales et disciplines apparentées
- Justifier d’une expérience d’au moins 5 ans à un poste similaire ou un poste dans l’administration des entreprises ou ONG
G. QUALITES ET COMPETENCES PARTICULIERES REQUISES
L(e) Candidat(e) doit :
- Être accueillant(e)e et courtois(e), tout en restant ferme
- Avoir des qualités managériales et bonnes aptitudes de communication
- Savoir travailler en équipe
- Faire preuve d’initiative
- Etre discrète et honnête
- Être disponible et flexible avec une grande capacité à travailler sous pression
- Etre doté de fortes aptitudes en informatique (pack Windows, etc…) et utilisation de nouvelles technologies de communication
- Avoir de bonnes connaissances en numérisation et digitalisation
- La Maitrise du français (parlé et écrit) est primordiale et l’anglais professionnel sont des atouts de taille
H. DOCUMENTS A FOURNIR
1. Une lettre de motivation manuscrite d’une page maximum, expliquant votre motivation à travailler avec Action Damien pour la fonction visée ;
2. Un Curriculum vitae à jour (2 pages maximum) contenant au moins :
- L’identification personnelle complète avec adresse de contact actuelle, n° de téléphone et adresse e-mail ;
- L’état civil et composition familiale ;
- Etudes supérieures réalisées : année, lieu, dates et diplômes ;
- Stages et Séminaires, Congrès et autres formations nationales et/ou internationales suivis : dates, lieux, objets, etc. ;
- Expériences professionnelles : dates, domaines, fonctions exercées, employeurs, avec les attestations des services rendus
- Pour les dernières fonctions exercées, décrire succinctement le travail fait et les résultats obtenus :
- Langues : écrites et parlées ;
- Connaissances en informatique : logiciels utilisés et maîtrisés ;
- Trois personnes de référence pour répondre de son assiduité au travail, de son intégrité morale et de sa crédibilité générale, avec leurs noms, adresses mails et numéro téléphone
3. En annexe les copies des diplômes et attestations de travail.
F. DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES :
Le dossier de candidature sera envoyé UNIQUEMENT en version électronique au plus tard le 29 Décembre 2023, aux adresses électroniques suivantes et en indiquant dans l’objet la référence de l’offre d’emploi ADK/PU/2023/001- CNT/ASSDIR :
Recrutement.actiondamien@gmail.com
Avec copie à l’adresse suivante : Adk.actiondamien@gmail.com
Les candidatures féminines sont vivement encouragées à postuler.
Fait à Kinshasa, le 15/ 12/ 2023
Pour la Coordination Nationale D’Action Damien en RD Congo
Dr Pierre UMBA / Représentant National