Chargé de Reporting et Communication-GRO (H/F)

Missions

Contribuer à la production et au suivi des documents à destination des bailleurs et des documents de reporting et de monitoring interne

• Contribuer à la rédaction / conception / relecture des différents produits / documents élaborés (mise en forme en premier lieu) ;
• Transmettre des directives aux équipes ;
• Organiser le processus du reporting externe (bailleur de fonds/autorités) en proposant aux équipes impliquées un rétro-planning et en mettant à disposition les outils et directives nécessaires (trames narratives et budgétaires) ;
• Contribuer à résumer les stratégies bailleurs et lignes directrices des appels à projet ;
• Contribuer à la soumission de propositions de projet, des rapports, des demandes d’amendement soumis aux bailleurs (analyse, cohérences des informations narratives, financières, exhaustivité, harmonisation des formats pour les annexes, contribution aux soumissions électroniques, contribution à la relecture) ou de tout autre document pertinent ;
• Etablir une liaison, lorsque nécessaire, avec les équipes sur le terrain, les chefs de projets et le staff technique pour assurer la production de documents de qualité et faire remonter les informations pertinentes ;
• Garantir le respect des délais de soumission des documents attendus, suivre les échéances internes et externes et alerter son responsable si besoin ;
• Participer au développement d’outils reporting, compliance et proposition (check list, mémo) en fonction des besoins et selon des directives ;
• Participer à la traduction de divers documents (principalement français/anglais).

Appuyer la formation des équipes terrain dans l’élaboration des documents à destination des bailleurs, et des documents de reporting et de monitoring interne

• Soutenir le/la CQD dans la sensibilisation et la formation de l’équipe du programme sur les règles de base de gestion des subventions et de monitoring ;
• Appuyer le/la CQD pour le développement d’outils de formation.

Participer au suivi de la gestion des subventions

• Veiller au classement/archivage des documents pertinents (documents projets, contrat, rapports, etc.) ;
• Participer à la mise à jour du document de suivi (interne) des subventions – Grants Follow-Up ;
• Participer à la saisie d’information sur des plateformes de soumission bailleur (GMS etc.) ;
• Participer à collecter des informations pour répondre aux sollicitations des bailleurs ou potentiels bailleurs ;
• Appuyer l’organisation des réunions de lancement de projet ;
• Participer à l’élaboration de pack de début de projet.

Contribuer à l’amélioration de la gestion de l’information

• Réaliser une veille documentaire ;
• Appuyer le.la CDQ pour compiler les différents documents programmatiques internes (capitalisation, évaluations, études, outils de suivi) et externe pour collecter et ainsi améliorer l’accès à l’information et la réactivité en particulier en temps d’élaboration de proposition de projet ;
• Contribuer à la prise de notes lorsque demandé (formations, réunions externes etc.) ;
• Assurer une bonne diffusion et un archivage régulier des rapports, propositions, amendements, communications bailleurs (sur les espaces en ligne ACF dédiés).

Contribuer à la stratégie de communication externe et la visibilité

• Envoyer des informations aux équipes communications du siège en fonction des besoins et des sollicitations (notamment dans un but de mise à jour les fiches pays et spécifiques à chaque projet, produire des supports de présentation des projets et de la mission) ;
• Participer à la stratégie de communication d’ACF en RDC (élaboration d’articles, annexes photo, tweet etc.) en fournissant des mises à jour régulières sur les projets, pour le site Web d’ACF et le rapport annuel ;
• Effectuer des visites sur le terrain pour recueillir des informations liées en particulier aux programmes (photos, témoignages etc.) ;
• Faire le lien et travailler avec le Responsable GIS pour faire remonter les besoins en termes de développement de cartes.