Senior Assistant (H/F)

Présentation de l'offre d'emploi

Nous recherchons un Senior Assistant(e) du Directeur Régional, Bassin du Congo dynamique et engagé   pour soutenir les efforts de conservation.

Lieu : Kinshasa

Durée : 12 mois avec possibilité de prolongation.

I. Mission du Département

Est chargé du développement et de l’extensibilité de programmes innovants et de haute qualité, en travaillant en étroite collaboration avec les bureaux nationaux du Bassin du Congo dans un rôle d’appui, et avec les chefs de département concernés au niveau mondial afin de garantir la qualité et la conformité des programmes.

II. Mission principale

Le poste d’Assistant exécutif (EA) a pour but de maximiser l’efficacité et l’efficience du fonctionnement des domaines de responsabilité du Directeur Régional (DR) en fournissant un soutien administratif professionnel et en facilitant les actions nécessaires. L’assistant exécutif est chargé de coordonner et de gérer les activités du Directeur Régional pour le bassin du Congo. Ces activités comprennent la preparation des communications écrites et orales, la coordination des réunions, l’agenda, le calendrier et l’organisation des voyages, la rédaction des correspondances, des rapports et des résumés. L’AE s’occupera des projets spéciaux confiés par le DR et pourra le représenter à certaines réunions et lors d’autres activités quotidiennes..

III. Responsabilités et tâches spécifiques:

• Fournir un appui direct au Directeur Régional, notamment en recevant et en orientant/assistant les correspondances et les visiteurs, en traitant les appels téléphoniques et les demandes de renseignements, en planifiant et en maintenant le calendrier et les rendez-vous, en filtrant, en analysant et en préparant les réponses à la correspondance entrante, en s’occupant des relations publiques au quotidien.
• Anticiper et préparer la documentation de recherche et d’information avant les rendez-vous et les présentations. Rédiger la correspondance afférente et assurer le suivi si nécessaire ;
• Préparer l’ébauche de documents, de lettres et de rapports – éditer et réviser les documents rédigés par d’autres personnes en vue de leur diffusion par le Directeur Régional ;
• Gérer et tenir à jour l’agenda du Directeur Régional et signaler les correspondances urgentes ;
• Planifier et coordonner la logistique pour la participation du Directeur Régional à des événements internes et externes. Aider le Directeur Régional à planifier les voyages et veiller à ce que les éléments logistiques requis (vols, visas, avance sur voyage, demande de voyage, tableau d’itinéraire + contacts, lettre d’invitation, confirmation d’hôtel, documents de voyage connexes) soient à jour ;
• Rédiger les procès-verbaux des réunions et des appels du Directeur Régional si nécessaire ;
• Assurer le suivi des invitations des partenaires et en concertation avec le Directeur régional assurer la représentation du WWF ;
• Maintenir et gérer le planning des congés du Directeur Régional ;
• Contrôler les dépenses du Directeur Régional et prendre les mesures nécessaires;
• Gérer le processus de convocation aux briefings et aux réunions et vérifier la disponibilité du personnel ;
• Planifier les réunions RMT, les rattrapages et les évaluations pour tous les subordonnés directs du Directeur ;
• Rédiger les procès-verbaux des réunions du RMT et assurer le suivi des points d’action ;
• Programmer et coordonner les réunions régulières du RMT ;
• Archiver les procès-verbaux des réunions du RMT et les autres documents demandés par les auditeurs ;
• Gérer le flux d’informations entre le bureau du Directeur Régional et les bureau de pays ainsi que d’autres parties prenantes internes ;
• Servir de point principal de contact administratif direct et de liaison avec d’autres bureaux, des individus et des organisations et agences externes sur une série de questions spécifiques ; organiser et faciliter les réunions et la préparation des réunions si besoin ;
• Coordonner la délivrance de l’autorisation de signature aux directeurs nationaux pour les contrats qui dépassent leur limite de signature. Coordonner la délivrance de l’autorisation de signature de WWF-Int’l pour le Directeur Général/chef des opérations pour signer les contrats qui dépassent sa limite de signature ;
• Faire preuve d’initiative et de jugement pour s’assurer que les questions nécessitant une attention en l’absence du Directeur Régional soient renvoyées ou déléguées au bon bureau/à la bonne personne afin de minimiser l’effet de l’absence du Directeur régional ;
• Aider le Directeur régional à répondre aux demandes de renseignements sur les projets/programmes du WWF dans le Bassin du Congo ;
• Avec d’autres assistants exécutifs/administratifs, le cas échéant, fournir un soutien aux membres du RMT au sens large et d’une manière proportionnée selon le besoin;
• Agir en tant que super utilisateur PO dans Oracle pour soutenir en l’absence de l’assistant administratif, des opérations : Créer des réquisitions & des bons de commande, recevoir les marchandises, fermer les modules, mettre à jour les groupes d’approbation.
• Toute autre tâche assignée par le Directeur Régional, y compris tout projet special à court terme ;

IV. Profil:

1. Qualifications Requises

• Un diplôme universitaire en administration des affaires, en communication ou dans un domaine connexe; une maîtrise en administration des affaires constitue un avantage;
• Au moins cinq ans d’expérience professionnelle dans une ONG internationale réputée à un poste similaire ou équivalent;
• Une expérience antérieure prouvée aux fonctions d’appui au poste de niveau directeur au sein d’organismes de développement international, et/ou d’autres domaines connexes;

2. Compétences et capacités requises

• Excellente compétence en matière d’organisation et de hiérarchisation des priorités, avec un souci du détail ;
• Attitude proactive et capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière autonome;
• De bonnes compétences interpersonnelles, en matière de travail en équipe et de réseautage;
  Solides compétences en matière de communication orale et écrite;
• Anglais et français de niveau opérationnel (écrit et oral);
• Compétence dans une variété de logiciels informatiques et d’applications de création de contenu;
• Connaissance des tendances des réseaux sociaux pour une utilisation avancée ou professionnelle;
• Un intérêt pour le domaine de la conservation de la nature et de la gestion des ressources naturelles est un atout ;
• Connaissance du paysage médiatique congolais/international en pleine évolution.
• Adhérer à la mission et aux valeurs de l’organisation WWF: Courage, Intégrité, Respect & Collaboration.