ASSISTANT CHARGÉ DES OPÉRATIONS (H/F)

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EXCELJOB
  • Date: 12 octobre 2023
  • Postulants 16
  • Vues 238
Présentation de l'offre d'emploi

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I. DESCRIPTION DE POSTE

 

L’Assistant des opérations assiste et supporte le département de Supply Chain pour le bureau de Kinshasa. A ce titre, sous la supervision de l’OPERATIONS OFFICER, il s’assure que la gestion des stocks, de transport, le support aux achats ainsi que les activités programmatiques liées au bureau de Kinshasa soient tenus dans les délais et le respect des procédures de IRC en place.

 

II. RESPONSABILITÉS :

 

Gestion des Hébergements

 

– Procéder au booking du logement dans les hôtels ou dans les guest house d’IRC après réception des TAR approuvés

 

– Rappeler les hôtels 24 heures avant l’arrivée des visiteurs afin de confirmer les réservations.

 

– Informer tous les visiteurs sur les couts pris en charge par l’IRC auprès des hôtels et ceux à prendre en charges par les visiteurs eux-mêmes

 

– Effectuer de visites d`inspections auprès des hôtels afin de s’assurer de la qualité du service réservé aux visiteurs

 

– S`assurer que les visiteurs sont logés dans les hôtels retenus dans le cadre de l’Accord Cadre d’Achat de service de l’hôtellerie. Toute réservation en dehors de ce cadre doit requérir l’approbation préalable de la direction des opérations

 

– Mettre en place une fiche d’évaluation de services fournis par les hôtels et dresse un rapport chaque trois mois à l’attention de la SSCC.

 

Gestion de l’Administration du Bureau :

 

– Suivre, analyser et mettre en paiements des factures des services publics en identifiant les incohérences dans la facturation et le suivi des fournisseurs de services (Internet, sécurité, courrier, ordures, etc.) ;

 

– S’assurer que tous les problèmes de maintenance sont traités en temps au niveau des structures bâtiments (plomberie, électricités, peinture, remise à niveau…)

 

– Tenir un registre électronique de suivi des coûts des réparations de la structure

 

– Etablir les ordres de mission pour les staffs ;

 

– Préparer les nouvelles cartes de service des employés;

 

– Assurer le suivi de tous les contrats de bail : mettre en place’un tracking de suivi de paiement des maisons, des bureaux ainsi que des autres couts fixes afin d’assurer qu’il n’y ait aucun retard des paiements de que ceux-ci sont faits conformément aux procédures d’IRC

 

– Classer toutes les correspondances reçues en rapport avec chaque loyer, préparer PR pour le paiement de chaque loyer ;

 

– Déclarer les Impôts sur le revenu locatif (IRL) dans le délai après chaque paiement de loyer

 

– Gestion de classement des courriers/documents : classer toutes les correspondances selon leur chronologie ;

 

– Organiser les réunions et conférences et rédiger les procès-verbaux ;

 

– Faire la sortie et gérer le petit stock du bureau ;

 

– Tenir à jour le registre des courriers reçus et expédies ;

 

– Réaliser l’archivage électronique de tous les dossiers concernant les achats au niveau de SC

 

– Responsable du maintien et de la réconciliation de la petite caisse ;

 

Gestion du parc automobile

 

– Elaborer le planning des déplacements en affectant les voitures conformément aux planifications des programmes et des opérations et/ou en fonction des besoins des projets.

 

– S´assurer du ravitaillement des voitures en carburant à chaque fois que le niveau du réservoir baisse à ½ ou quel que soit le niveau si la voiture effectuera une mission sur terrain.

 

– Mettre en place et suivre les consommations moyennes en carburant pour chaque voiture entre deux pleins et chaque dernier jour du mois

 

– Tenir un registre de suivi des validités et des renouvellements des documents des voitures : assurances, contrôles techniques, vignettes, voiries urbaines, permis de conduire chauffeurs….

 

– Assurer le suivi des maintenances des voitures et que ce dernier respecte le cycle ABACA et que les étiquettes de suivi des kilométrages des maintenances pour chaque voiture est accroché au volant

 

– Tenir le registre (fichier Excel) de suivi des couts de fonctionnement de chaque voiture sur la base et assure de suivi régulier de ce dernier : couts de maintenance, des réparations, de lavage, des pneumatiques…

 

– Remonter toute information sur les pannes des voitures au Asset and Fleet Manager et se rassurer que les réparations soient faites dans les délais

 

– Assurer que chaque voiture possède un kit d’outillage de secours, des roues des secours, les kits de désembourbèrent, des kits de premiers secours et que la limitation des vitesses est accrochée au tableau de chaque tableau de bord

 

– Assurer de l’existence des logbooks et des livrets des maintenances ainsi que de leurs correctes complétudes

 

– Superviser les chauffeurs en assurant que ceux-ci conduisent aient leurs objectifs et évaluations des performances, un plan de congé, un plan de rotation

 

Achats

 

· Assister le responsable des achats à obtenir des devis/offres conformément à la politique de l’IRC.

 

· Aider à maintenir les listes de fournisseurs contractuels conformément aux instructions du responsable des achats base à coordination

 

· Préparation des documents d’approvisionnement

 

· Archivage de tous les documents d’achats dans Box RDC

 

Gestion d’équipe

 

· Supervise l’équipe des chauffeurs;

 

· Par délégation de son superviseur, établir les ordres de mission pour les staffs supports

 

· Par délégation de son superviseur, gérer les présences des journaliers et consultants ;

 

Accomplir toutes autres tâches confiées par son superviseur.

 

Qualifications

 

– Avoir un diplôme Universitaire en gestion de Matériels/Passation de marché et Logistique ou un diplôme de licence dans un domaine similaire comme le droit, administration et gestion des affaires etc. ;

 

– Expérience deux années dans la passation de marché et ou de la logistique dans une organisation internationale ;

 

– Expérience de deux années dans la gestion administrative et des Ressources Humaines dans une organisation internationale ou nationale ;

 

– Capacité de diriger les équipes ;

 

– La gestion du changement ;

 

– La capacité de gérer le risque SC ;

 

– Avoir une capacité de collaboration multifonctionnelle ;

 

– Être en mesure de conduire de réflexion stratégique ;

 

– Communication efficace avec les autres membres de l`équipe.

 

– Avoir une capacité de résolution de problèmes ;

 

2. Compétences et aptitudes techniques :

 

– Bonne connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point, Outlook)

 

– Connaissance pratique des procédures logistiques et pratiques de passation de marché ;

 

– Compétences en gestion administrative démontrée ;

 

– Bonnes capacités organisationnelles et de planification ;

 

– Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ;

 

– Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires

 

– Maîtrise de l’anglais souhaitable ;

 

Niveau prouvé d`intégrité et de bonne réputation dans le processus d`achat des biens et des services avec les vendeurs.

 

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY – Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.

 

Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude.

 

Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

 

Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

 

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou le handicap. L’IRC s’est également engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d’œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages de soutien.

 

CV à soumettre en anglais ou français

 

Nous veillerons à ce que les personnes vivant avec un handicap bénéficient d’aménagements raisonnables pour participer au processus de recrutement, pour exécuter des fonctions professionnelles cruciales et pour recevoir d’autres avantages et privilèges d’emploi. Veuillez nous contacter pour toute information relative à cette disposition.

Détail offre d'emploi
  • Emploi Niveau De CarrièreConfirmé(e)/Expérimenté(e)
  • Expérience professionnelleExpérience entre 2 ans et 5 ans
  • Qualification professionnelleBac+5 et plus