Payroll & Tax Specialist (H/F)

Présentation de l'offre d'emploi

ExcelJob recherche pour sa cliente un(e) Payroll & Tax Specialist

I. CONTEXTE/JUSTIFICATION

 Dans le cadre de son plan stratégique, l’Organisation souhaiterait se doter des méthodes modernes de gestion intégrées, ainsi que des nouvelles technologies de l’information et de la communication dans la mise en œuvre de ses programmes, activités et opérations.

Actuellement l’Organisation a confié la gestion de sa paie à un fiduciaire qui assure en même temps son interface avec l’Administration fiscal et autres services étatiques. Mais pour de raison d’une gestion rationnel et efficace de ses ressources, l’internationalisation de sa paie a été retenu parmi l’une des initiatives au niveau du département RH & Admin afin d’atteindre les résultats escomptés de son plan stratégique.

Pour ce faire, le recrutement d’un payroll & tax specialist s’avère indispensable pour nous rassurer de la conformité légale pendant le calcul de la paie et les déclarations au niveau de l’administration fiscale.

II. OBJECTIF GLOBAL

• Apprêter et déposer les déclarations des charges sociales, fiscales et recaps à la DGI, la CNSS, l’ONEM, l’INPP, DGRAD, DGRK (Régies Provinciales), etc et ce, dans les délais légaux ;
• Résoudre, Prévenir et faire le suivi des différents contentieux existants et avenirs, avec les différentes Administrations, notamment: la DGI, la CNSS, l’ONEM, l’INPP, DGRAD, DGRK (Régies Provinciales), etc et ce, dans les délais légaux.
• Veiller au Respect des textes réglementaires en matière fiscale, parafiscale et non-fiscale dans le paiement des différents impôts, taxes, AMR, contrainte, ATD ainsi que leurs dépôts auprès des institutions y afférente et ce, dans le but de prévenir ou éviter toutes pénalités et amendes générant d’autres contentieux pouvant entrainer des dépenses non prévues dans les lignes budgétaires de l’Organisation.

III. OBJECTIFS SPECIFIQUES

A. Gestion de la Paie et avantages sociaux

•  Veiller à la conformité légale et certification de la paie et avantages sociaux du personnel.
• Faire une mise à jour chaque mois d’exigences légales liées aux taxes et redevances fiscales et para fiscales.
• Etablir les états et feuilles de paie à présenter au GRH et à la Direction financière pour approbation
• Vérifier/Procéder aux différents calculs du bulletin de paie de tout le personnel
• Préparer le rapport de paie (variance, écart, …) à transmettre à sa hiérarchie.
• Etablir une documentation de check payroll chaque mois et veuillez à son classement
• Etablir et contrôler les paies spécifiques
• Calculer les charges sociales et établir les déclarations sociales (mensuelles, trimestrielles et annuelles)
• Administrer les programmes d’avantages sociaux,
• Travailler avec la direction financière et le GRH/Admin pour optimiser la liste des avantages et maintenir leur utilisation rentable en fonction du budget prévisionnel.
• Implémenter les nouvelles politiques et les procédures d’avantages sociaux
• Concevoir des programmes de bonus équitables et attractifs, liés à la performance
• Évaluer l’efficacité des avantages sociaux en termes de satisfaction des employés

B. Interface avec l’Administration fiscale, para fiscale et autres service étatiques

• Orienter le finances dans le paiement, dans le délai approprié, afin de permettre l’émission et le dépôt des déclarations à l’échéance ;
• Assister l’Organisation dans la gestion de contentieux fiscaux, parafiscaux (DGI, CNSS, INPP, ONEM, DGRK) et non-fiscaux (DGRAD) ;
• Prévenir les contentieux en renseignant et avisant les collègues sur des questions d’ordre fiscal ;
• Dépôt à l’échéance légale des différentes déclarations suivant les Administrations appropriées ;
• Conseiller l’Organisation en matière fiscale, parafiscale (DGI, CNSS, INPP, ONEM, DGRK) et non-fiscale (DGRAD) ;
• Interagir avec l’Administration fiscales et tous les autres services de l’Etat
• Développer de très bonnes relations avec les gestionnaires des comptes fiscaux et l’administration publique en générale ;
• Répondre aux ordres de mission de la DGI, CNSS, ONEM, INPP et autres Institutions ou services publics (DGRK et DGRAD) ;
• Orienter les dossiers litigieux, négocier les pénalités et se mettre en relation avec les correspondants administratifs (agents de l’administration publique) afin d’établir des procédures de recouvrement. Si nécessaire, proposer l’abandon des créances (provision)
• Monter des dossiers de plaidoirie dans les contentieux (recueil des pièces, consultation des textes et de la jurisprudence, rédaction des conclusions, …).
• Recherche de la documentation en matière fiscale, parafiscale et non-fiscale.

IV. LIVRABLES ATTENDUS (ATTENTES)

•  Chaque mois, la paie et toutes les déclarations fiscales sont conformes à la législation
• En cas d’une nouvelle disposition légales sur les redevances fiscales et para fiscales, le logiciel de paie est mise à jour conformément aux exigences légales.
• Les états de paie sont présentés aux Ressources Humaines et à la Directrice Financière dans le délai (au plus tard le 20 du mois) mois pour approbation et exécution par les finances
• Tous les staffs de l’Organisation reçoivent régulièrement leur Bulletin de paie chaque mois.
• Les documents de la paie et preuves de paiement des déclarations fiscales et para fiscales sont bien classées physiquement et électroniquement.
• Les différentes déclarations sont déposées à l’échéance légale suivant les Administrations appropriées ;
• Tous les éventuels contentieux fiscaux et parafiscaux (DGI, CNSS, INPP, ONEM, DGRK) et non-fiscaux (DGRAD) sont gérés sans faille (zéro taxation d’office).
• Tous les éventuels contentieux sont prévenus en avisant les collègues Prévenir les contentieux en renseignant et avisant les collègues sur des questions d’ordre fiscal ;
• Le GRH&Admin est assisté et bien conseillé en matière fiscales, parafiscales (DGI, CNSS, INPP, ONEM, DGRK) et non-fiscales (DGRAD) ;
• Une bonne interaction très manifeste avec l’Administration fiscales et tous les autres services de l’Etat
• Des très bonnes relations sont développées avec les gestionnaires des comptes fiscaux et l’administration publique en générale ;
• Tous les Ordres de Missions de la DGI, CNSS, ONEM, INPP et autres Institutions ou services publics (DGRK et DGRAD) ont de réponses et l’Organisation maintient une bonne posture face aux services précités ;
• Les dossiers litigieux ont des bonnes orientations, les éventuelles pénalités sont bien négociées et le payroll & tax specialist se met en relation avec les correspondants administratifs (agents de l’administration publique) afin d’établir des procédures de recouvrement. Si nécessaire, proposer l’abandon des créances (provision)
• Les dossiers de plaidoirie dans les contentieux sont bien montés (recueil des pièces, consultation des textes et de la jurisprudence, rédaction des conclusions, …).

V. BUDGET ET CONDITIONS DE PAIEMENT

Le salaire net du payroll & tax specialist est fixé à un montant de 2500 USD (Deux mille cinq cents Dollars américains) par mois et chaque paiement mensuel s’effectuera en conformité avec les procédures paie de l’Organisation.

VI. CHRONOGRAMME DES ACTIVITES

1.  Collecte des variables de paie du 1^er au 9 du mois en cours.
2. Approbation des variables de paie par le GRH au plus tard le 10 de chaque mois.
3. Importation des variables de paie dans le logiciel de paie (TOM PAIE)
4. Traitement de salaire dans le logiciel TOM PAIE
5. Production des états de paie
6. Soumission des états de paie pour approbation par le GRH et la DF
7. Transmission des états de paie aux financiers pour paiement de salaire
8. Demande de fonds pour déclaration et paiement de charges fiscales, non-fiscales et para – fiscales
9. Rapport de paie à classer (Check list salaire et preuve de paiement de déclarations fiscales)

VII. CONDITIONS PARTICULIERES DE L’ORGANISATION

Le payroll & tax specialist observera de manière sure et confidentielle les informations et les documents de paie qui seront mis à sa disposition et dont il prendra connaissance ou qu’il préparera dans le cadre de ses tâches, et qu’il n’exploitera qu’aux seules fins de ce travail.

Les informations sur la paie étant très confidentielles, elles ne seront partagées qu’à la Direction financière & conformité et les Finances Officers.

Les payroll & tax specialist sera tenu au respect des valeurs de l’Organisation et signera l’acte d’engagement au respect du Code de bonne conduite, Politique de fraude et malhonnêteté.